1. Obiekt sportowy.

Zarządca obiektu sportowego ma na uwadze jego szczególny charakter związany z zaspokajaniem potrzeb społecznych z zakresu szeroko rozumianych celów sportowych i rekreacyjnych.

Za obiekt sportowy powszechnie uznaje się samodzielny zwarty zespół budynków oraz urządzeń terenowych przeznaczonych do celów sportowych i rekreacyjnych, tzn. do zbiorowego lub indywidualnego doskonalenia sprawności i  kultury fizycznej oraz czynnego odpoczynku i rozrywki.

Szczególny charakter obiektów sportowych wynika m.in. z ich:

• charakterystyki funkcjonalno-użytkowej,
• specjalizacji (obiekty poszczególnych rodzajów znacznie różnią się między sobą pomimo formalnej przynależności do jednej kategorii),
• zakresu świadczonych usług / aktywności,
• formy własnościowej i organizacyjnej,
• sposobu finansowania działalności obiektu.

Obiektami sportowymi są np. centra sportowo-rekreacyjne, hale widowiskowo-sportowe, hale wielofunkcyjne, boiska do piłki nożnej, boiska do piłki siatkowej, boiska ze sztuczną nawierzchnią / trawą syntetyczną, boiska wielofunkcyjne, boiska do hokeja na trawie, boiska gruntowe, zespoły boisk, pola golfowe, tzw. „Orliki,” stadiony sportowe, stadiony żużlowe, stadiony zimowe, obiekty zaplecza sportowego, korty tenisowe, zespoły pokoi gościnnych towarzyszących sportowi, przystanie wodne, kąpieliska, place zabaw, baseny, kryte pływalnie, wodne place zabaw, aquaparki, mini aquaparki, sauny, wypożyczalnie sprzętu rekreacyjnego i pływającego, pola campingowe, sztuczne lodowiska, lodowiska sezonowe, skate parki, skocznie, kolejki linowe, zjeżdżalnie, wyciągi narciarskie.

2. Zarządca obiektu.

Zarządca obiektu sportowego posiada wiedzę, umiejętności i kompetencje niezbędne do profesjonalnego zarządzania obiektami sportowymi.

Pomimo stosunkowo dużej różnorodności obiektów sportowych i ich parametrów funkcjonalnotechnicznych wymagania stawiane Zarządcom takich obiektów są przeważnie zbliżone. Oczekuje się, aby Zarządca posiadał m.in.:

• odpowiednie kwalifikacje zawodowe np. ukończone studia wyższe i/lub podyplomowe o zakresie związanym z organizacją i zarządzaniem sportem, tytuł menedżera sportu itp.,
• znajomość zagadnień z zakresu sportu, kultury fizycznej i rekreacji oraz zagadnień z  zakresu m.in. ustaw o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, o sporcie, o bezpieczeństwie imprez masowych, prawo zamówień publicznych, o finansach publicznych,
• zdolności organizacyjnomenedżerskie oraz otwartość na komunikowanie się,
• doświadczenie w organizacji życia sportowego lub prowadzenia zajęć sportowych,
• umiejętności w zakresie organizacji i zarządzania jednostkami organizacyjnymi lub innymi podmiotami realizującymi zadania z  zakresu kultury fizycznej lub sportu (często jest to oceniane na podstawie przedstawionej przez kandydata koncepcji funkcjonowania obiektu),
• doświadczenie w inicjowaniu przedsięwzięć mających na celu pozyskanie środków pozabudżetowych, w tym unijnych, na programy dotyczące działalności sportowej,
• doświadczenie we współpracy z placówkami oświatowymi i klubami sportowymi w zakresie koordynacji i organizacji szkolenia w różnych dyscyplinach sportu lub zajęciach sportowo- rekreacyjnych.

Należy zwrócić uwagę, że w ujęciu niniejszych Najlepszych Praktyk zadania Zarządcy obejmują całokształt działań menedżerskich związanych z funkcjonowaniem obiektu sportowego, nie ograniczając się jedynie do działań związanych z zarządzaniem terenami i budynkami obiektu. Zarządcą jest więc np. dyrektor, menedżer, kierownik, prezes spółki celowej.

3. Właściciel.

Zarządca obiektu sportowego realizuje cele jego Właściciela, który może być podmiotem publicznym lub prywatnym. Większość obiektów sportowych w Polsce stanowi własność publiczną i należy bezpośrednio lub pośrednio do samorządów lokalnych gmin i miast względnie do Skarbu Państwa. Część obiektów należy do klubów i innych organizacji sportowych, a nawet do podmiotów prywatnych (np. przedsiębiorstwa lub osoby fizyczne). Zróżnicowanie własnościowe obiektów pociąga za sobą także zróżnicowanie celów: w przypadku obiektów prywatnych priorytet mają działania komercyjne, podczas gdy w przypadku obiektów samorządowych kładzie się nacisk przede wszystkim na uwzględnianie potrzeb lokalnej społeczności. Właściciel publiczny jest też w pewnym sensie polityczny, co może w istotny sposób wpływać na:

• postrzeganie obiektu przez dysponenta politycznego (np. odnośną komisję rady gminy, często łączącą kompetencje w  zakresie spraw Organizacja obiektu sportowego: Zarządzanie obiektami sportowymi oświaty, kultury, sportu, spraw społecznych a nawet zdrowia),
• obsadę personalną i realną pozycję Zarządcy obiektu w szerszej rzeczywistości lokalnej.

Cele Właściciela wynikają zwykle z odpowiednich dokumentów, np. uzasadnienia uchwały rady miasta lub gminy o utworzeniu obiektu, ze statutu obiektu, ze strategii rozwoju lokalnego, z misji i wizji obiektu – jeśli zostały oficjalnie sformułowane, a nawet z opinii aktualnego dysponenta politycznego posiadającego większość w organie kolegialnym opiniującym lub oceniającym działalność obiektu. Zarządca powinien dokładnie zapoznać się z tymi dokumentami i opiniami, a w razie potrzeby uzyskać dodatkowe wyjaśnienia i interpretacje.

4. Cel i zakres działania.

Zarządca obiektu sportowego realizuje cel i zakres działania obiektu, określony w dokumentach statutowych.

Zarządca zapoznaje się i konsekwentnie realizuje pełny cel i zakres działania obiektu sportowego, określony w akcie utworzenia, w statucie lub innym dokumencie. Cele obiektu mogą przykładowo obejmować:

• zaspokajanie potrzeb mieszkańców w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki,
• inicjowanie, organizację, koordynowanie i propagowanie działań w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki,
• realizowanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki.

Praktyczna realizacja celów obiektu następuje poprzez działania Zarządcy takie, jak np.

• administrowanie oraz zarządzanie infrastrukturą obiektu i urządzeniami sportowymi, w tym wynajem powierzchni w zarządzanych obiektach na prowadzenie uzupełniającej działalności handlowej, gastronomicznej, usługowej,
• organizowanie lub współorganizowanie własnych lub zleconych zawodów i imprez sportowych,
• udzielanie pomocy szkoleniowej oraz udostępnianie bazy i sprzętu na realizację zajęć wychowania fizycznego,
• podejmowanie działań dla upowszechniania szeroko rozumianej kultury fizycznej m. in. poprzez współpracę z klubami sportowymi, stowarzyszeniami, placówkami oświatowymi, organizacjami kultury fizycznej oraz osobami prawnymi i fizycznymi,
• umożliwianie korzystania i świadczenie usług związanych z korzystaniem z bazy sportowej i rekreacyjnej, w tym budynków i budowli sportowych i rekreacyjnych, sprzętu sportowego, technicznego i wyposażenia na podstawie umów, w szczególności dzierżawy i najmu, klubom i związkom sportowym, zakładom pracy, placówkom oświaty oraz innym organizacjom kultury fizycznej,
• rozbudowa, przebudowa oraz modernizacja i remonty obiektów sportoworekreacyjnych,
• prowadzenie działalności w sekcjach sportowych i rekreacyjnych oraz organizacja szkolenia dzieci, młodzieży, dorosłych oraz osób niepełnosprawnych w różnych dyscyplinach sportowych,
• podejmowanie działań na rzecz pozyskiwania partnerów, w szczególności związków sportowych i sponsorów w celu organizacji imprez i zawodów sportowych.

5. Forma Prawna.

Zarządca obiektu sportowego działa w ramach określonej formy prawnej obiektu, jednakże może rekomendować jej modyfikację w uzasadnionych przypadkach.

W warunkach polskich obiekty sportowe stanowią przeważnie samodzielne jednostki organizacyjne prowadzone w formie jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego gminy/miasta i działające w oparciu o uchwały w sprawie powołania danej jednostki (np. MOSiR) oraz statut nadany uchwałą rady gminy/miasta. Jednostka budżetowa pokrywa swoje wydatki bezpośrednio z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a pobrane dochody odprowadza na rachunek dochodów budżetu. Jednostka działa na podstawie statutu określającego w szczególności nazwę, siedzibę i przedmiot działalności, a podstawę jej gospodarki stanowi plan dochodów i wydatków (plan finansowy). Z kolei zakład budżetowy jest dofinansowywany z budżetu miasta lub gminy jedynie w pewnej części, natomiast drugą część dochodów musi wypracować własnymi siłami lub w inny sposób pozyskać „z zewnątrz”. Obiekty sportowe funkcjonujące jako spółki prawa handlowego występują nieco rzadziej. Spółki takie mogą być tworzone zarówno z udziałem jednostek samorządu terytorialnego lub Skarbu Państwa, jak i innych podmiotów (w tym także podmiotów prywatnych). Obiekty sportowe mogą też stanowić własność prywatną.

Forma organizacyjno-prawna funkcjonowania obiektu sportowego wpływa w istotny sposób na działalność Zarządcy, który:

• dostosowuje swe działania do formy obiektu i wynikających z niej uwarunkowań,
• stale poszukuje rozwiązań, które zapewnią najlepszą jakość i dostępność świadczonych usług, minimalizację kosztów, otwarcie obiektu na innowacyjne rozwiązania, zewnętrzne źródła finansowania i strategiczne planowanie rozwoju działalności,
• niejednokrotnie rekomenduje zmianę dotychczasowej formy np. przekształcenie zakładu budżetowego w jednostkę budżetową lub nawet w spółkę prawa handlowego (wymaga to podjęcia przez radę gminy / miasta uchwały o likwidacji zakładu i powołaniu jednostki lub spółki).

6. Majątek.

Zarządca obiektu sportowego sprawuje zarząd nad majątkiem obiektu, dbając o jego utrzymanie w stanie niepogorszonym i zapewniając jego uzasadniony rozwój.

Majątek obiektów sportowych działających na zasadzie samorządowych jednostek lub zakładów budżetowych stanowią:

• nieruchomości zabudowane i niezabudowane wykorzystywane jako obiekty sportowe i rekreacyjne będące własnością jednostki samorządu terytorialnego, przekazane obiektowi w trwały zarząd, administrowanie lub w inne formy władania,
• środki trwałe i pozostałe środki trwałe będące w używaniu obiektu,
• składniki majątkowe nabyte ze środków finansowych obiektu. Majątek obiektów działających w ramach spółek prawa handlowego lub będących własnością prywatną stanowi odpowiednio majątek tych spółek lub osób.

Zarządca powinien gospodarować majątkiem obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, zapewniając jego prawidłową eksploatację i ochronę. W szczególności Zarządca powinien:

• podejmować niezbędne czynności mające na celu zachowanie integralności składników mienia nieruchomego i ruchomego będącego we władaniu obiektu niezależnie od podstawy prawnej i faktycznej władania,
• wykonywać prawa i obowiązki związane z mieniem obiektu, w tym żądania ochrony praw związanych z oddanym we władanie mieniem bądź z działalnością statutową obiektu na drodze postępowania sądowego i administracyjnego,
• podejmować decyzje o uzasadnionej likwidacji środków trwałych i wyposażenia będącego na stanie obiektu jako środki zużyte, zniszczone lub zaginione.

7. Reprezentacja.

Zarządca reprezentuje obiekt sportowy na zewnątrz w granicach udzielonych pełnomocnictw.

Zarządca obiektu sportowego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Właściciela obiektu:

• kieruje i nadzoruje statutową działalność obiektu,
• reprezentuje obiekt na zewnątrz i dokonuje czynności prawnych w tym zakresie, w tym wynajmuje i wydzierżawia lub w inny sposób udostępnia powierzchnie obiektu,
• zawiera i rozwiązuje lub zmienia umowy rachunku bankowego, zaciąga w imieniu obiektu zobowiązania finansowe oraz umarza należności nieściągalne do kwot przewidzianych w ramach planu finansowego,
• działa w sprawach związanych z udzieleniem zamówień publicznych dotyczących zadań realizowanych przez obiekt,
• występuje w charakterze strony w sprawach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych, które mogą zaistnieć z tytułu działalności obiektu oraz udziela pełnomocnictw procesowych w tych sprawach. Zarządca podpisuje też zarządzenia, regulaminy, decyzje w sprawach kadrowych i uprawnień pracowniczych oraz dokumenty kierowane na zewnątrz obiektu, w tym odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, ewentualne skargi i wnioski itp.

W przypadku obiektów działających na zasadzie jednostek lub zakładów budżetowych pełnomocnictwa dla Zarządcy udziela jednoosobowy organ wykonawczy samorządu lokalnego, np. burmistrz. Do czynności przekraczających zakres pełnomocnictwa potrzebna jest zgoda organu udzielającego to pełnomocnictwo, z tym że do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagane jest pełnomocnictwo szczególne. Należy też zwrócić uwagę, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności może nie wystarczyć samo pełnomocnictwo – potrzebna może być kontrasygnata głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

Z kolei w przypadku obiektów działających na zasadzie spółek prawa handlowego (także – spółek z wyłącznym udziałem jednostki samorządu lokalnego lub Skarbu Państwa) zasady reprezentacji wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych, ewentualnych ustaw szczególnych oraz aktu utworzenia spółki. W przypadku dokumentów o charakterze finansowym często wymagana jest kontrasygnata głównego księgowego, np. główny księgowy podpisuje wspólnie z Zarządcą plany finansowe obiektu, sprawozdania wymagane przez ustawę o rachunkowości, umowy związane z zaciąganiem zobowiązań finansowych. Zarządca powinien zadbać o to, aby w regulaminie obiektu znalazły się regulacje dotyczące zastępowania go w czasie nieobecności. W takiej sytuacji obiektem powinna kierować osoba imiennie upoważniona przez Zarządcę, a w czasie nieobecności Zarządcy i braku osoby upoważnionej – np. główny księgowy. Ponadto w granicach swoich kompetencji oraz w granicach zadań których przekazanie jest dopuszczalne Zarządca może upoważnić innych pracowników do dokonywania określonych czynności, podejmowania decyzji i podpisywania dokumentów – z wyłączeniem czynności powodujących powstanie po stronie obiektu zobowiązań finansowych wykraczających poza plan rzeczowo-finansowy danego roku.

8. Struktura organizacyjna.

Zarządca formułuje strukturę organizacyjną obiektu sportowego, odpowiadającą jego rodzajowi i racjonalnie określonym potrzebom.

Funkcjonowanie obiektu sportowego opiera się zwykle na zasadzie jednoosobowego kierownictwa sprawowanego przez Zarządcę, służbowego podporządkowania personelu obiektu, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań. Dla realizacji powyższego konieczna jest odpowiednia struktura organizacyjno-osobowa, określona zwykle w regulaminie organizacyjnym obiektu. W ramach tej struktury Zarządca tworzy i zarządza jednostkami organizacyjnymi obiektu, którymi mogą być działy, sekcje, komórki, referaty lub samodzielne stanowiska powołane do realizacji określonych zadań.

Typowymi jednostkami organizacyjnymi obiektu są np.: dział finansowo-księgowy, dział administracyjno-gospodarczy, zespół ds. zamówień publicznych, kompleks sportowo-rekreacyjny, zespół pływalni. Z kolei w skład personelu obiektu wchodzą zwykle:

• stanowiska kierownicze (np. dyrektor i zastępca dyrektora obiektu, kierownik działu kadr i administracji, główny księgowy, kierownik i zastępca kierownika obiektu),
• stanowiska sportowe (instruktor dyscypliny sportu, trener, menedżer sportu),
• stanowiska administracyjne (księgowy, kasjer, recepcjonista, asystentka, sekretarka, referent, inspektor),
• stanowiska specjalistyczne (informatyk, administrator bezpieczeństwa informacji, specjalista ds. marketingu, radca prawny),
• stanowiska obsługi (kierowca, pracownik obsługi, pracownik zaplecza sportowego, konserwator, robotnik gospodarczy, szatniarz, sprzątaczka, dozorca).

9. Dokumenty Organizacyjne.

Zarządca obiektu sportowego dba o to, aby zestaw podstawowych dokumentów organizacyjnych był kompletny i odpowiadał aktualnej sytuacji obiektu.

Do podstawowych dokumentów organizacyjnych obiektu sportowego zalicza się statut obiektu, regulamin organizacyjny oraz inne akty wewnętrzne: zarządzenia, instrukcje itp. Statut obiektu sportowego jest nadawany przez Właściciela obiektu. Określa formalną sytuację obiektu (np. zakład budżetowy, jednostka budżetowa), cel i zakres działania, ogólne zasady funkcjonowania, zasady wyposażenia obiektu w mienie niezbędne do realizacji zadań. Regulamin organizacyjny nadawany jest przez organ bezpośrednio nadzorujący obiekt (np. prezydenta miasta) lub przez Zarządcę obiektu i określa szczegółowe zasady funkcjonowania oraz strukturę wewnętrznej organizacji obiektu. Wewnętrzne akty normatywne (np. regulaminy korzystania z poszczególnych urządzeń obiektu, zarządzenia, instrukcje itp.) wydawane są samodzielnie przez Zarządcę obiektu.

Zazwyczaj Zarządca obiektu obejmuje swe stanowisko w sytuacji, w której podstawowe dokumenty organizacyjne obiektu już istnieją. Zarządca powinien jednak:

• dokonywać okresowego przeglądu tych dokumentów tak, aby odpowiadały aktualnej sytuacji obiektu i jego potrzebom zarządczym,
• w razie potrzeby wnioskować do Właściciela obiektu o nowelizację dokumentu (lub samemu uaktualnić dokument, jeśli leży to w kompetencjach Zarządcy).